Cómo organizar un Family Day en tu empresa

19 Julio 2017

El Family Day es un evento dirigido a los empleados y sus familias, con el objetivo de que vivan una experiencia inolvidable y refuercen su sentido de pertenencia a la empresa. Organizar un Family Day era algo que, hasta hace no mucho tiempo, parecía reservado sólo a las grandes corporaciones pero que, cada vez, es más común en la pequeña y mediana empresa.

Fidelizar a tus trabajadores es igual o más importante que atraer y mantener a tus clientes. Pero esto seguro que ya lo sabes. Lo que te queremos contar en este artículo son algunas claves y recomendaciones a tener en cuenta a la hora de diseñar y organizar un Family Day para tu empresa.

1) Elige la fecha idónea para organizar un Family Day. Es clave.

De poco te sirve organizar un evento tan especial si luego, por fechas, muchos de tus trabajadores no pueden asistir. Trata de ubicar el Family Day en un fin de semana previo al periodo de Navidad (es la época más común), en primavera o con el buen tiempo (si quieres hacer algo al aire libre), justo antes o después de las vacaciones de verano.

Pero, insistimos, revisa antes que la fecha seleccionada no coincida con otro evento importante o vacaciones.

2) Define el mejor formato para tu Family Day.

Cada evento tiene sus características y, sin duda, el formato varía según número de asistentes, presupuesto disponible y objetivo del evento.  Aún así, lo más recomendable para organizar un Family Day es realizar una jornada de 5 horas por la mañana. Por ejemplo, de 10:00 a 15:00.

Por la mañana todavía están frescos y dispuestos a darlo todo. Aunque son niños, sus energías tienen un límite (por muy increíble que parezca). Un día entero puede ser demasiado agotador y lo ideal es finalizar con la comida para dejar siempre un buen sabor de boca.

Tiene que ser un evento dinámico en el que niños y mayores puedan disfrutar por igual, circular libremente por diversos espacios en los que podrán participar en actividades variadas, adaptadas a sus gustos y edades.

3) Conoce bien a tus asistentes para asegurar el éxito.

Consejos para organizar un Family Day para tu empresa

A tus empleados les conoces de maravilla pero y, ¿a sus familias?. Es importante que lances un formulario interno previo para conocer:

  • El número de asistentes. Clave para definir espacios, presupuesto, cantidades y catering.
  • Número de niños y sus edades. Esto nos permitirá adaptar los contenidos a la edad de los niños asistentes y no viceversa.
  • Intolerancias alimenticias. Importante conocer previamente siempre que se vaya a ofrecer algún tipo de comida en el evento.

4) No caigas en lo de siempre. Hay que organizar un Family Day con profesionales y a medida de tu empresa.

Sabemos que lo fácil es acudir a un sitio dónde se hacen este tipo de eventos y otros muchos como cumpleaños, comuniones, etc. Un Family Day no deja de ser un evento corporativo que debe mantener y transmitir, en todo momento, los valores de la empresa. Debe sorprender y generar una experiencia inolvidable entre todos los asistentes, las familias de tus empleados, que supondrá estrechar los lazos con la empresa.

Por eso es importante que vayáis más allá del evento con castillo hinchable, tan manido y que aporta poco a los asistentes. Contratad a un equipo profesional que os ayude a definir el mejor evento en función de los objetivos internos de vuestra empresa, el número de asistentes y el presupuesto disponible.

En Kideoo Entertainment trabajamos cada proyecto Family Day a medida para cada empresa, tratando de romper los esquemas de los asistentes y sorprendiéndoles con una experiencia que les divierta y, lo más importante, les aporte valor.

Un ejemplo claro son nuestros trabajos para Google y su Campus Madrid. Un Family Day dirigido a las familias de los empleados y el ecosistema de startups que trabaja cada día en su espacio.

Cada año es un reto que trabajamos de la mano de nuestro cliente para sorprender y reforzar la relación entre empleados y empresa. Bajo el concepto de Campusitos, cada año trabajamos una temática: lo onírico, un viaje por el espacio o superhéroes. En este vídeo podéis ver el resultado de nuestro último Family Day en Google Campus Madrid y aquí algo más de información en detalle.

Otro ejemplo de Family Day es el que realizamos, en colaboración con La Despensa, para los empleados de la fábrica de Schweppes en Toledo.

5) Elabora un plan de comunicación interno y externo.

Organizar un Family Day es una acción interna pero de la que podemos sacar un importante rédito, no solo dentro de la compañía, sino también de puertas para fuera. Ayudándonos a transmitir los valores de nuestra empresa.

Por este motivo, siempre recomendamos que elaboréis un plan de comunicación interno y externo que acompañe a todo el proceso: definición, preparación, implementación y post-evento.

Es importante comunicar previamente, a todos los empleados, información sobre el evento. Un email trabajado, incluyendo ya el lay out y motivos de la imagen y concepto que hayamos elegido para el Family Day. Hay que generar expectativas así que es importante que desvelemos algo pero no todo. Un texto inspirador y que llame a la participación, es un evento para todos.

Los días previos no nos olvidemos de enviar una comunicación más informativa con el horario y programa detallado del evento, así como la información para llegar al sitio donde se celebre.

Importante: tan importante como organizar un Family Day es grabarlo. Contemos para el evento con un buen equipo de fotografía y vídeo para que quede registrada la experiencia. Algo que, más adelante, podremos compartir con nuestros empleados.

Por último, podemos preparar una nota de prensa resumiendo el Family Day para los medios especializados (marketing, recursos humanos, empresas, etc.) y que nos ayude seguir reforzando la imagen y filosofía de nuestra compañía. Compartirlo en redes sociales, ayudará también en nuestra estrategia de Employer Branding.


Si quieres organizar un Family Day para tu empresa, ponte en contacto con nosotros y te ayudamos. Rellena este formulario o escríbenos a hola@kideoo.com




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